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Il provvedimento del 21 dicembre 2018 ritocca e perfeziona le regole per la memorizzazione delle fatture elettroniche da parte dell’Agenzia delle entrate e per l’utilizzo del servizio di consultazione da parte di contribuenti e intermediari, modificando i precedenti provvedimenti del 30 aprile e del 5 novembre 2018.
Gli interventi innovativi recepiscono le indicazioni individuate dal tavolo tecnico tra Agenzia delle entrate e Garante per la protezione dei dati personali, per incrementare le misure di sicurezza rispetto a quelle già definite con i due precedenti provvedimenti.

La procedura rivisitata prevede che:

• l’amministrazione finanziaria renda disponibile, per la consultazione e l’acquisizione (download), l’intero file delle fatture elettroniche solo nel caso in cui l’operatore Iva o un suo delegato ovvero il consumatore finale abbiano aderito espressamente al servizio di consultazione, mediante un’apposita funzionalità disponibile nell’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate
• il file memorizzato è in ogni caso cancellato entro 30 giorni dal termine del periodo disponibile per la consultazione fissato al 31 dicembre del secondo anno successivo a quello di ricezione dal parte dello SdI
• in mancanza di adesione al servizio, l’Agenzia memorizza e rende consultabile e scaricabile il file xml della fattura soltanto fino al suo avvenuto recapito. Consegnata la fattura, verranno conservati esclusivamente i dati rilevanti ai fini fiscali e quelli necessari a garantire il processo di fatturazione elettronica tramite SdI. L’accesso a tali informazioni è consentito solo agli operatori Iva e ai contribuenti, diversi dalle persone fisiche consumatori finali, che non sono titolari di partita Iva (come condomìni ed enti non commerciali). Se il cessionario/committente consumatore finale non dà l’assenso al servizio, non sarà possibile consultare alcun dato relativo alle fatture ricevute. Nel caso in cui soltanto una delle parti aderisca al servizio, l’Agenzia memorizza il file, che sarà consultabile esclusivamente dall’operatore che ha dato il suo assenso.

In conclusione, l’Agenzia delle entrate cancellerà i file al verificarsi di entrambe le seguenti condizioni:

• la presenza di una ricevuta di consegna o di impossibilità di consegna per le quali appaia effettuata la presa visione e il download dall’area riservata del sito web dell’Agenzia delle entrate
• l’assenza di adesioni al servizio di consultazione effettuate da parte del cedente o del cessionario.

L’obbligo di fatturazione elettronica parte dal prossimo 1° gennaio; fino all’attivazione della procedura di adesione (3 maggio 2019) e nel periodo disponibile per effettuare l’adesione (60 giorni), l’Agenzia procederà alla temporanea memorizzazione dei file e li renderà consultabili per consentire agli operatori Iva e ai condomìni e agli enti non commerciali che intendono aderire al servizio di poter visionare la totalità delle fatture emesse e ricevute.
Nel periodo transitorio, l’Amministrazione informerà gli utenti in merito al trattamento dei dati personali presenti nelle fatture mediante avviso pubblicato nell’area riservata del sito dell’Agenzia (allegato C al provvedimento). Inoltre, il provvedimento contiene, nell’allegato A, il modulo di conferimento o deroga per i servizi di fatturazione elettronica, e nell’allegato B il file con i dati necessari al processo di fatturazione elettronica tramite SdI.