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A seguito di un lungo periodo di sperimentazione, il 2 ottobre 2023 è stato esteso su tutto il territorio nazionale il servizio per consultare online i documenti di pubblicità immobiliare conservati in formato cartaceo presso i Servizi di pubblicità immobiliare degli uffici provinciali – Territorio dell’Agenzia delle entrate. A distanza di due anni è tempo di bilanci.

In poche parole, il servizio di ispezione telematica sui documenti cartacei consente agli utenti convenzionati alla piattaforma Sister di consultare online, su tutto il territorio nazionale, le note di trascrizione e iscrizione e le domande di annotazione non digitalizzate, i titoli conservati in formato cartaceo e i repertori delle trascrizioni formati a partire dal 24 luglio 1957.

L’evoluzione nella consultazione dei registri immobiliari
Eseguire un’ispezione ipotecaria rappresenta un diritto per i cittadini: la funzione svolta dai registri immobiliari, in quanto pubblici, è quella di consentire a tutti la conoscenza delle vicende relative ai beni immobili e quindi di garantire la corretta circolazione degli stessi.

Beniamino Mariani, conservatore dei registri immobiliari di Milano, nella sua guida pratica “Ipoteca e trascrizione”, sosteneva che chiunque può recarsi presso gli uffici dei registri immobiliari “per  avere nozione dei carichi che esistono sulla proprietà di una data persona, senza che debba spiegare la ragione che lo induce alla ricerca; egli ha diritto di esaminare, oculo proprio, i repertori delle iscrizioni e delle trascrizioni, nonché le note in essi registrati ed i titoli, in base ai quali furono eseguite; lo stesso per quanto riguarda le annotazioni.”.

Al diritto della collettività corrisponde l’obbligo imposto al conservatore dall’articolo 2673 del codice civile. In base a tale norma il conservatore deve permettere l’ispezione dei suoi registri nei modi e nelle ore fissati dalla legge.

In particolare, la legge n. 52 del 1985 all’articolo 24 stabilisce l’orario di apertura al pubblico delle conservatorie dei registri immobiliari, oggi Aree servizi di pubblicità immobiliare.

I modi sono invece indicati all’articolo 20 che recita: “Per ogni ispezione ipotecaria il richiedente deve presentare alla conservatoria apposita richiesta su moduli a stampa forniti dall’Amministrazione finanziaria. La richiesta deve contenere l’indicazione delle generalità delle persone fisiche, la denominazione o la ragione sociale e la sede delle persone giuridiche, delle società, anche semplici, e delle associazioni non riconosciute”.

La stessa legge 52 ha modificato l’articolo 2673 che, nella stesura precedente a quella attuale, non consentiva ai richiedenti un’ispezione ipotecaria di prendere copia delle trascrizioni, iscrizioni e annotazioni. La rimozione di tale divieto ha comportato un cambiamento importante nella modalità di consultare i registri immobiliari accordando, di fatto, agli utenti la possibilità di prendere appunti.

Il codice civile, del 1942, non poteva all’epoca immaginare modalità alternative a quella dell’accesso fisico per lo svolgimento delle ispezioni, ma già la stessa legge n. 52, nel disporre la meccanizzazione dei servizi delle conservatorie, prevedeva la possibilità di eseguire le consultazioni anche mediante interrogazione a distanza, direttamente sugli elaboratori elettronici utilizzati dalle conservatorie.

Il decreto del Ministro delle finanze 10 ottobre 1992 ha poi previsto l’istituzione del servizio telematico per la trasmissione via cavo delle note di trascrizione, di iscrizione e delle domande di annotazione e per le interrogazioni a distanza sugli archivi informatici delle conservatorie che già erano automatizzate.

Successivamente, il Dl n.2/2006 ha stabilito che l’accesso ai servizi di consultazione telematica ipotecaria e catastale fosse consentito a chiunque su base convenzionale, ovvero con pagamento telematico contestuale.

Le più recenti innovazioni tecnologiche introdotte nel sistema di accesso alla banca dati di pubblicità immobiliare hanno poi consentito, a valle della trasmissione telematica del titolo da presentare all’ufficio per l’esecuzione di formalità ipotecarie, la sua visualizzazione anche a distanza. In sostanza, oggi tutti i documenti presenti nella banca dati sono accessibili telematicamente ad eccezione di quelli presentati prima della meccanizzazione non digitalizzati e dei titoli in formato analogico, che possono essere visionati solo presso l’ufficio competente.

Con il servizio di ispezione telematica sui documenti cartacei, quindi, gli utenti convenzionati alla piattaforma Sister possono consultare, su tutto il territorio nazionale, le note di trascrizione e iscrizione e le domande di annotazione non digitalizzate, i titoli conservati in formato cartaceo e i repertori delle trascrizioni formati a decorrere dal 24 luglio 1957.

L’ispezione on demand
Possiamo tranquillamente affermare che l’ispezione telematica sui documenti cartacei è figlia del periodo emergenziale in cui, pur essendo mutate negli uffici le condizioni operative nel rispetto del distanziamento sociale volto a limitare il diffondersi dell’epidemia da coronavirus, era al contempo indispensabile continuare ad erogare i servizi cosiddetti indifferibili, come le ispezioni, in quanto propedeutiche all’aggiornamento dei registri immobiliari. Nell’odierna società della multicanalità, in cui l’unico sistema di comunicazione allora concesso era rappresentato dagli strumenti telematici, si rendeva necessario consentire l’ispezione anche dei documenti presenti in formato cartaceo e scongiurare il blocco delle attività connesse alla circolazione degli immobili, che avrebbe contribuito ad aggravare la precaria situazione economica in cui già versavano molti settori.

La sperimentazione della nuova funzionalità è stata quindi avviata nel 2021 ed ha coinvolto progressivamente 33 Servizi di pubblicità immobiliare. Il 2 ottobre 2023 il servizio, che si compone delle fasi di richiesta da parte dell’utente, della lavorazione da parte dell’ufficio e del pagamento tramite prelievo in automatico dei tributi dovuti, è stato esteso con riferimento a tutto il territorio nazionale. A due anni di distanza è tempo di bilanci. Il risultato? Come mostrano le immagini riportate in questo articolo, le richieste telematiche riferite a tutte le tipologie di documenti cartacei visionabili on demand dall’utente convenzionato sono in costante crescita, alla quale corrisponde un sensibile decremento delle ispezioni erogate in presenza presso i Servizi di pubblicità immobiliare.

Confrontando i mesi di ottobre 2023 e 2025 possiamo notare che le consultazioni online passano da 26.705 ad oltre 67mila. Allo stesso tempo le circa 32mila ispezioni in ufficio scendono a poco più di 13.500. Analizzando il dato complessivo riferito agli stessi mesi di ottobre 2023 e 2025 emerge inoltre un aumento generale delle richieste di ispezione, telematiche e allo sportello, che da un totale di circa 59mila superano le 81mila, determinando anche un maggiore introito di tributi.

La flessione relativa ai mesi di agosto del biennio di riferimento è anch’essa indicativa in relazione alla tipologia di utenza che utilizza il servizio, ovvero studi notarili e società di visure che interrompono solitamente l’attività in tale periodo dell’anno.

Il grafico in figura 2 sottolinea un ulteriore dato estremamente significativo, ovvero la crescita esponenziale delle ispezioni telematiche rispetto al totale: dal 45,37% dell’ottobre 2023 si è passati ad oltre l’83% nello stesso mese dell’anno corrente. In pratica attualmente solo il 17% circa delle ispezioni viene svolto in ufficio con notevoli benefici di riflesso sul piano organizzativo di ogni struttura.

Dall’analisi delle figure successive si può notare che le richieste relative alle note, di trascrizione ed iscrizione, e alle domande di annotazione (figura 3) sono meno elevate rispetto a quelle riferite a titoli (figura 4) ed ai repertori (figura 5).

Per quanto riguarda la prima tipologia di documento occorre considerare che sono già disponibili per tutti gli utenti telematici le note di trascrizione in formato immagine a decorrere dal 1970, acquisite otticamente in virtù di progetti di digitalizzazione sviluppati nel corso degli ultimi 30 anni. Gli stessi progetti hanno previsto il “recupero” delle note di iscrizione fino a coprire il periodo di durata dell’efficacia delle stesse, ovvero il ventennio stabilito dall’articolo 2847 del codice civile, in base alla data di meccanizzazione di ciascuna conservatoria. Le richieste relative alle note sono quindi riferite a periodi pregressi e piuttosto risalenti e la loro consultazione è evidentemente ritenuta necessaria in determinate fattispecie.

Relativamente alla richiesta di titoli giova premettere che il bacino di utenza dei Servizi di pubblicità immobiliare maggiormente rappresentativo è costituito dai notai, che già da oltre un decennio possono avvalersi della facoltà di trasmettere telematicamente il titolo per l’aggiornamento dei registri immobiliari. Di conseguenza ad oggi sono presentati telematicamente, e sono quindi consultabili a distanza, l’88% degli atti.

L’ispezione on demand sui titoli cartacei è pertanto riferita a tutta quella mole di documenti, datati e recenti, presentati dagli utenti che ancora non beneficiano del canale telematico per richiedere l’esecuzione delle formalità ipotecarie e agli atti notarili formati anteriormente all’estensione delle procedure telematiche che li riguardano.

Il vero fiore all’occhiello del servizio di ispezione telematica sui documenti cartacei è rappresentato dalla possibilità di consultare a distanza i repertori delle trascrizioni.

I repertori sono infatti lo strumento pensato dal legislatore per l’individuazione delle note e dei relativi titoli riferiti ad un determinato soggetto. Nello specifico si tratta di volumi composti da pagine, dette anche conti, in cui sono elencate, in ordine cronologico, tutte le formalità a favore, come gli acquisti, e contro, come le vendite, che riguardano le persone fisiche o non fisiche intestatarie dei conti presenti nel repertorio.

Attraverso la consultazione telematica dei repertori cartacei l’utente convenzionato può reperire gli estremi delle note di interesse ed eseguire direttamente l’ispezione delle stesse, se riferite al periodo informatizzato o digitalizzato. Se invece le formalità risalgono al periodo precedente il 1970 può richiederne la visione attraverso il medesimo servizio on demand.

Un’ulteriore utilità è rappresentata dalla circostanza che le note richieste, una volta scansionate dagli operatori dagli uffici, rimangono disponibili nella banca dati per successive consultazioni, contribuendo ad un costante aggiornamento della stessa banca dati.

In conclusione, a due anni di distanza dall’estensione a livello nazionale del servizio di ispezione telematica sui documenti cartacei si può affermare che quest’ultimo configura una best practice, anche esportabile all’interno di altri settori e con riferimento ad ulteriori servizi offerti dall’Agenzia delle entrate.