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Dematerializzazione note spese, ok se correttamente digitalizzate

In materia di corretta modalità di gestione dei documenti analogici in vista della loro dematerializzazione e successiva conservazione, l’Agenzia delle Entrate precisa che ogni documento informatico che contenga la rappresentazione di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti ai fini tributari deve possedere le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità. È quanto emerge dalla risposta n.142 del 24 giugno 2024, con la quale l’Amministrazione ricorda che in tema di documenti informatici qualsiasi considerazione non può prescindere dal decreto legislativo n. 82 del 7 marzo 2005 (Codice dell’amministrazione digitale  o  Cad).

Nella risposta, l’Agenzia evidenzia che vanno in ogni caso rispettati tutti gli ulteriori requisiti individuati dalla legge per la deducibilità dei costi (quali inerenza, competenza e congruità) e le corrette modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.

La questione posta alle Entrate

Nel caso in questione, l’istante desidera procedere alla dematerializzazione delle note spese e dei documenti che giustificano le spese sostenute dai dipendenti durante le trasferte di lavoro, saldate utilizzando, di regola, la carta di credito aziendale A questo proposito, l’istante dichiara che sta attivando un sistema informatico che consente di creare automaticamente una versione digitale della spesa sostenuta partendo dalla scansione sicura del giustificativo cartaceo tramite apposita applicazione installata sullo smartphone aziendale. La nota spese sarà quindi composta da una serie di record contenenti le informazioni native digitali, con gli importi, le tipologie di spese e tutte le informazioni necessarie, corredate da una immagine corrispettiva del documento cartaceo originale.

Il sistema sviluppato dall’impresa garantirebbe, secondo l’istante, che il documento caricato tramite fotocamera godrà di caratteristiche di integrità, immutabilità e leggibilità e sarà archiviato automaticamente a norma di legge. Il documento non sarà quindi più modificabile dal lavoratore dipendente, da qui la richiesta all’Agenzia sulla conformità della procedura alla normativa di riferimento, sull’opportunità che gli allegati alle note spese dematerializzate e conservate con le modalità anzidette possano formare oggetto di distruzione e sulla possibilità che i documenti rilasciati ai dipendenti in trasferta per i servizi di trasporto dei taxi abbiano i requisiti per essere considerati ”documenti originali non unici”.

Il parere dell’Agenzia

Come evidenziato in precedenza, laddove siano presenti tutti gli accorgimenti necessari alla corretta digitalizzazione dei dati fiscalmente rilevanti, l’Amministrazione precisa che i documenti analogici possono essere sostituiti da quelli sopra descritti e che la procedura può essere interamente dematerializzata.

Questo purché i documenti informatici possiedano le caratteristiche della immodificabilità, integrità ed autenticità e siano rispettati i requisiti individuati dalla legge per la deducibilità dei costi (inerenza, competenza e congruità) e le corrette modalità di imputazione dei redditi in capo ai soggetti rimborsati.