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Con la circolare n. 15 del 22 dicembre 2025 l’Agenzia delle entrate fornisce le prime indicazioni operative sulle novità apportate dal decreto legislativo n. 192/2024 (decreto delegato Irpef), dalla legge n. 207/2024 (legge di bilancio 2025) e dal decreto legge n. 84/2025 (decreto fiscale), in materia di tracciabilità delle spese.

Il documento di prassi analizza, anzitutto, le modifiche all’articolo 51, comma 5, del Tuir, il quale disciplina il trattamento fiscale delle trasferte o missioni del lavoratore dipendente, nonché dei relativi rimborsi spese.

In un’ottica di semplificazione, la modifica normativa, con riferimento ai rimborsi delle spese di viaggio e trasporto per trasferte o missioni all’interno del territorio comunale, ha eliminato il riferimento ai documenti provenienti dal vettore, con la conseguenza che tali rimborsi non concorrono a formare il reddito di lavoro dipendente nel caso in cui dette spese siano “comprovate e documentate” anche con altre modalità.

Viene così stabilita la non concorrenza al reddito del rimborso chilometrico riconosciuto al lavoratore per l’utilizzo del mezzo privato, calcolato secondo le tabelle Aci, anche in caso di trasferta nell’ambito del territorio comunale, che la disciplina previgente sottoponeva a tassazione.

Seguendo il dettato normativo, l’Agenzia ha precisato che la nuova disciplina si applica anche ai rimborsi, erogati nel 2025, relativi a spese sostenute nei periodi d’imposta precedenti, per trasferte o missioni effettuate nel territorio comunale.

Non concorrono, inoltre, al reddito le spese di pedaggio, debitamente documentate, sostenute durante trasferte sia nel comune sia fuori dal comune della sede di lavoro, in quanto strettamente connesse alle spese di viaggio. Per lo stesso criterio, l’Agenzia ha ritenuto di superare i precedenti documenti di prassi, riconoscendo che anche i rimborsi delle spese di parcheggio non concorrono alla formazione del reddito.

La circolare analizza poi le rilevanti novità apportate dalla legge di bilancio 2025 e dal decreto fiscale in materia di tracciabilità delle spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante autoservizi pubblici non di linea (taxi ex Ncc).

La condizione di tracciabilità si applica sia per le trasferte all’interno del comune, sia per quelle al di fuori dello stesso.

Dal 1° gennaio 2025, pertanto, i rimborsi di tali spese (a prescindere dal metodo di ristoro adottato in caso di trasferta fuori dal comune, sia esso analitico, misto o forfetario) non concorrono al reddito di lavoro dipendente solo se sostenute con mezzi di pagamento tracciabile. Rimangono, comunque, esonerate dalla tracciabilità le spese ulteriori, diverse da quelle previste dalla nuova disposizione, fino all’importo massimo di euro 15,49 (euro 25,82 per trasferte all’estero).

L’Amministrazione precisa che continuano a non essere assoggettate alla condizione di tracciabilità le spese per viaggi e trasporti effettuati con mezzi diversi dal taxi ed Ncc (quali, ad esempio, autobus, treni, aerei, navi), nonché i rimborsi effettuati sotto forma di indennità chilometrica.

L’obbligo di tracciabilità riguarda anche i casi in cui il trasportatore operi mediante l’utilizzo di piattaforme di mobilità (si pensi, ad esempio, ad Uber).

Ricade, inoltre, nel perimetro dell’obbligo di tracciabilità anche l’imposta di soggiorno, in quanto si tratta, sostanzialmente, di una spesa strettamente connessa all’alloggio.

L’Agenzia precisa che le modifiche interessano anche i redditi assimilati a quelli di lavoro dipendente, e che la nuova disciplina non si applica, in ogni caso, ai rimborsi erogati dal 1° gennaio 2025, a fronte di trasferte e missioni effettuate nel periodo d’imposta precedente e di spese sostenute nel predetto periodo d’imposta. A seguito delle modifiche introdotte, da ultimo, con il decreto fiscale, la condizione di tracciabilità si applica alle sole spese sostenute nel territorio italiano.

In tema di reddito di lavoro autonomo, le novità hanno riguardato la riformulazione dell’articolo 54 del Tuir e l’introduzione degli articoli dal 54-bis al 54-octies nel Tuir. Tra gli aspetti salienti:

• i rimborsi di spese, sostenute dal 1° gennaio 2025, per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi ed Ncc, sostenute nel territorio italiano dal lavoratore autonomo e non pagate mediante mezzi di pagamento tracciabile, concorrono a formare il reddito (articolo 54, comma 2-bis, del Tuir)
• le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi ed Ncc, sostenute dal 1° gennaio 2025 nel territorio italiano dal lavoratore autonomo e addebitate analiticamente al committente, ma da questi non rimborsate, sono deducibili qualora i pagamenti siano stati eseguiti con mezzi di pagamento tracciabile (articolo 54-ter del Tuir)
• le spese per vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi e NCC, sostenute dal 18 giugno 2025 nel territorio italiano, comprese quelle sostenute dal lavoratore autonomo come committente di incarichi conferiti ad altri lavoratori autonomi e i rimborsi analitici per trasferte o missioni dei dipendenti ovvero i rimborsi corrisposti ad altri lavoratori autonomi per l’esecuzione di incarichi, sono deducibili qualora i pagamenti siano stati eseguiti con mezzi di pagamento tracciabile (articolo 54-septies, comma 6-bis, del Tuir)
• le spese di rappresentanza, sostenute a decorrere dal 18 giugno 2025, sono deducibili nei limiti dell’1 per cento dei compensi percepiti nel periodo d’imposta, a condizione che i pagamenti siano stati eseguiti con mezzi di pagamento tracciabile (articolo 54-septies, comma 2, del Tuir).

La riforma è intervenuta anche sull’articolo 95 del Tuir, in materia di deducibilità dal reddito d’impresa delle spese sostenute per le trasferte dei lavoratori dipendenti, introducendo il comma 3-bis, che condiziona la deducibilità delle spese di vitto, alloggio, viaggio e trasporto mediante taxi ed Ncc (e relativi rimborsi) all’utilizzo di mezzi di pagamento tracciabile. L’obbligo decorre dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 31 dicembre 2024, ma non si applica ai rimborsi erogati a fronte di spese sostenute nel periodo d’imposta precedente.

Il decreto fiscale, anche su tale fronte, ha limitato la condizione alle spese sostenute in Italia e ha eliminato, per ragioni di coerenza sistematica, il riferimento alle spese sostenute per le prestazioni di servizi commissione ai lavoratori autonomi, per le quali, dal 18 giugno 2025, la nuova disciplina è nel nuovo comma 5-ter dell’articolo 109 del Tuir (tali spese, se sostenute fino al 17 giugno 2025, sono disciplinate dal previgente articolo 95, comma 3-bis, del Tuir, il quale ne prevedeva comunque l’obbligo di tracciabilità).

Ne consegue che l’articolo 109, comma 5-ter, del Tuir si applica, ad esempio, alle spese sostenute dagli amministratori di società, non titolari di redditi di lavoro dipendente o assimilati, mentre si applicherà l’articolo 95, comma 3-bis, del Tuir, nel caso in cui l’amministratore sia dipendente o con contratto di collaborazione coordinata e continuativa (co.co.co) presso la società. Si applica, invece, l’articolo 109, comma 5-bis, del Tuir per le prestazioni di servizi commissionate ai lavoratori autonomi occasionali.

L’Amministrazione, infine, si sofferma sugli interventi operati sull’articolo 108 del Tuir, in materia di spese di rappresentanza. A partire dal periodo d’imposta successivo a quello in corso al 1° gennaio 2025, ferma restando il rispetto del requisito di inerenza, anche tali spese sono deducibili solo se sostenute con mezzi di pagamento tracciabile.

La circolare precisa che, non essendo stata normativamente prevista una limitazione del requisito della tracciabilità alle sole spese sostenute in Italia, ai fini della deducibilità dal reddito d’impresa, anche le spese di rappresentanza sostenute all’estero devono essere sostenute con mezzi di pagamento tracciabile.

Restano comunque escluse da tale obbligo le spese di pubblicità e sponsorizzazione, in quanto non classificabili come spese di rappresentanza (ex articolo 1, comma 1, del Dm 19 novembre 2008).

Le modifiche in tema di deducibilità si applicano con riferimento alla determinazione della base imponibile sia dell’Ires sia dell’Irap.