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L’Agenzia delle dogane e dei monopoli torna sul tema della tax free shopping e fornisce, in un avviso, le istruzioni operative per l’attuazione della nuova procedura di validazione unica delle fatture. Le indicazioni sono rivolte agli operatori che svolgono attività di intermediazione nei rimborsi dell’Iva relativa agli acquisti effettuati in Italia da viaggiatori residenti o domiciliati fuori dall’Unione europea. Non pagano l’Iva, ricordiamo, i beni destinati all’uso personale o familiare, di importo complessivo superiore a 70 euro al lordo dell’imposta sul valore aggiunto, trasportati nei bagagli personali fuori del territorio doganale dell’Unione da viaggiatori domiciliati o residenti in Paesi extra-Ue. Nel caso in cui l’esercente non applichi l’agevolazione al momento della vendita, il viaggiatore può chiedere il rimborso dell’imposta pagata. L’imposta sarà restituita dal cedente stesso che, a sua volta, potrà recuperare il tributo tramite annotazione nel registro degli acquisti (articolo 25 del decreto Iva).

L’avviso pubblicato sul sito delle Dogane segue la determinazione direttoriale dell’Adm dello scorso 5 maggio, adottata di concerto con l’Agenzia delle entrate, in attuazione della procedura semplificata di accesso al trattamento di favore introdotta dalla legge di bilancio 2026. Tra le novità, la nuova normativa prevede la possibilità di agevolare il rimborso attraverso un processo di validazione unica delle fatture intestate allo stesso cessionario al momento dell’uscita dal territorio doganale. Inoltre, è stato esteso da quattro a sei mesi il termine entro cui il cliente extra-Ue deve restituire al cedente l’esemplare della fattura vistato dall’ufficio doganale (vedi “Tax free shopping, istruzioni per la validazione unica delle fatture”).

La validazione unica si inserisce nel processo di modernizzazione del sistema tax free già in atto e si affianca agli strumenti digitali già disponibili per i viaggiatori. In particolare, l’Adm ricorda che è già operativa l’App Tax Refund, attraverso la quale gli acquirenti extra-Ue possono consultare tutte le proprie fatture tax free in un unico ambiente digitale e presentare le richieste di rimborso dell’Iva indipendentemente dall’operatore incaricato della gestione della pratica.

Primo passo, una richiesta via Pec all’Agenzia delle Dogane
Per utilizzare il modello di validazione unica, gli intermediari che operano sulla piattaforma Otello 2.0 devono presentare una specifica domanda all’Agenzia delle dogane e dei monopoli tramite Posta elettronica certificata (Pec) all’indirizzo “dir.dogane@pec.adm.gov.it”. La richiesta deve essere sottoscritta dal legale rappresentante oppure da un soggetto dotato dei necessari poteri di firma e rappresentanza.

Nella domanda devono essere indicati anche la denominazione e la partita Iva degli altri intermediari con i quali sia stato preventivamente concluso un accordo di mutua validazione. L’adesione, infatti, si basa su una logica collaborativa che consente ai diversi operatori di condividere le informazioni necessarie per la gestione delle pratiche di rimborso e per la consultazione delle fatture emesse nell’ambito di reti commerciali differenti.
Ogni intermediario deve presentare autonomamente la propria domanda: soltanto così potrà ottenere l’abilitazione delle funzionalità informatiche di Otello 2.0 che rendono possibile la consultazione e la lavorazione delle fatture gestite da soggetti diversi da quelli appartenenti alla propria rete commerciale.

Particolare attenzione è riservata alla protezione della privacy. La richiesta, infatti, deve essere accompagnata da una dichiarazione che attesti l’aggiornamento delle informative privacy e delle relative autorizzazioni al trattamento dei dati da parte dell’intermediario e dei cedenti coinvolti. Tali documenti devono prevedere espressamente la comunicazione, la condivisione e il trattamento delle informazioni relative alle operazioni commerciali da parte degli altri intermediari aderenti al sistema, nel rispetto della normativa europea e nazionale in materia di tutela dei dati personali.

Istruzioni operative per garantire la sicurezza
L’avviso specifica che, quando un intermediario gestisce una fattura riferita a un altro operatore aderente alla procedura, deve indicare nell’applicativo Otello 2.0 il codice identificativo della richiesta associata alla fattura stessa. Ciò consente di garantire la tracciabilità e la trasparenza delle operazioni. In questo modo, precisano le Dogane, viene assicurato che l’accesso ai dati e la gestione delle pratiche di rimborso Iva siano effettuati esclusivamente dagli operatori individuati dal viaggiatore interessato.