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Versione digitale dei libri sociali, come calcolare le imposte dovute

Il ricorso a tecnologie digitali per la tenuta dei libri sociali non esonera le imprese dal rispetto di obblighi precisi relativi alla loro numerazione, bollatura e all’assolvimento delle imposte previste. In particolare, se i libri sono tenuti in formato digitale, è comunque dovuta sia l’imposta di bollo sia la Tassa di concessione governativa (Tgc), calcolate facendo riferimento al conteggio delle righe/pagine presenti sul supporto informatico, così come avviene per le pagine fisiche dei libri tenuti con modalità tradizionale. Lo chiarisce l’Agenzia delle entrate con la risposta n. 42 del 20 febbraio 2025.

Dal punto di vista fiscale, infatti, l’imposta di bollo si applica ai libri sociali indipendentemente dalla forma cartacea o digitale. Secondo l’articolo 16 della Tariffa allegata al Dpr n. 642/1972, ogni 100 pagine o frazione di esse dei libri è prevista un’imposta di bollo di 16 euro. Se i libri sono tenuti in formato digitale, l’imposta di bollo è calcolata sulla base delle registrazioni effettuate, ogni 2.500 righe.

Per quanto riguarda la Tgc, la numerazione e bollatura dei libri obbligatori comportano un pagamento di 67 euro ogni 500 pagine (o frazione di esse), anche qui senza distinzione tra versione cartacea o digitale. Per quest’ultima, il calcolo del dovuto viene fatto in base al numero di righe registrate, equivalenti a 25 righe per ogni “pagina” del libro.

A chiedere chiarimenti all’Amministrazione fiscale è una cooperativa che ha deciso di archiviare in forma digitale i propri libri sociali e contabili per la loro successiva consultazione ed eventuale esibizione, come consentito dall’articolo 2215-bis del codice civile. Precedentemente, la conservazione a norma è avvenuta con la tradizionale modalità cartacea, per la quale la società in questione ha proceduto a versare la Tgc dovuta per la bollatura e numerazione (articolo 23 della Tariffa allegata al Dpr n. 641/1972) e l’imposta di bollo (articolo 16 della Tariffa allegata al Dpr n. 642/1972). 

Ma come comportarsi in caso di versione digitale, come adeguare il concetto di pagina fisica a quello di pagina virtuale? Questi gli interrogativi posti dalla società, con particolare riferimento anche all’interpretazione del termine ”registrazione”, utilizzato dal decreto Mef del 17 giugno 2014 in materia di documenti informatici e obblighi fiscali. Ecco come l’Agenzia ha fatto chiarezza.

Come di consueto, viene proposto innanzitutto il quadro normativo di riferimento. In particolare, l’articolo 2421 del codice civile (intitolato “Libri sociali obbligatori”), prevede che oltre i libri e le altre scritture contabili prescritti nell’articolo 2214 del codice civile, le imprese devono mantenere vari registri, tra cui il libro dei soci, il libro delle obbligazioni, e ancora i libri relativi alle adunanze e alle deliberazioni delle assemblee e dei vari organi sociali. Ai fini della validità legale, ogni libro deve essere numerato progressivamente e bollato.

Dal punto di vista fiscale, si fa presente che l’obbligo di assolvere l’imposta di bollo su libri e registri è disciplinato dall’articolo 16 della Tariffa allegata al Dpr n. 642/1972, identificata nella misura di 16 euro per ogni 100 pagine o frazione esse. Nel caso in cui contabilità e libri sociali siano tenuti in modalità informatica, occorre far riferimento al già richiamato decreto Mef del 17 giugno 2014, che ha definito le modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici. Nel dettaglio, l’articolo 6, comma 3, del decreto stabilisce che l’imposta è dovuta ogni 2500 registrazioni o frazioni di esse, da corrispondere mediante modello F24. Per il versamento occorre utilizzare il codice tributo 2501.

In riferimento al termine “registrazione”, l’Agenzia ha precedentemente chiarito che questo deve essere declinato in funzione della tipologia di libro o registro soggetto all’imposta di bollo. Per quanto riguarda i libri sociali, pertanto, la parola è da intendersi come riferita alla ”riga” (del verbale o dell’annotazione relativa all’ingresso o alla uscita del socio dalla compagine societaria). Tale interpretazione, afferma l’Erario, è coerente con quanto stabilito dal combinato disposto degli articoli 5 e 16 del già menzionato Dpr n. 642/1972.

Infatti, l’articolo 5 stabilisce che in via generale ai fini dell’imposta di bollo il foglio si intenda composto da quattro facciate, la pagina da una facciata e per i tabulati meccanografici l’imposta sia dovuta per ogni 100 linee o frazione di esse, mentre l’articolo 16 dispone che l’imposta di bollo per i libri e registri si applichi per ogni 100 pagine o frazione di esse.

Tenuto conto che, convenzionalmente, la misura del foglio è pari a 100 righe, ne deriva che la misura della pagina è pari a 25 righe. Nel caso dei libri sociali digitali, quindi, l’imposta di bollo sarà dovuta ogni 100 pagine (o frazioni) corrispondenti a 2.500 righe (o frazioni).

Ai fini del calcolo del tributo, si potrà fare riferimento alla visualizzazione dei libri, avendo evidenza della pagina su supporto informatico, in modo tale da consentire il conteggio delle righe/pagine per il calcolo del tributo, al pari della pagina ”fisica” dei libri tenuti con modalità tradizionale. Al riguardo, tra i formati standard, previsti per la conservazione a norma, è possibile utilizzare il formato PDF PDF/A che permette tale visualizzazione.

Passiamo infine alla Tassa di concessione governativa. Secondo quanto disposto dall’articolo 2215-bis del codice civile, la tenuta di libri, repertori e scritture in formato digitale non fa venir meno gli obblighi di numerazione progressiva e di vidimazione che, pertanto, devono essere assolti apponendo la marcatura temporale e la firma digitale dell’imprenditore o di un delegato, almeno una volta all’anno. Conseguentemente, permane anche l’obbligo di versare la relativa Tcg, dovuta nel caso di documento digitale ogni 12.500 righe (o frazioni), corrispondenti a 500 pagine (o frazioni).

Analoghe indicazioni rispetto all’imposta di bollo per quanto riguarda la visualizzazione dei libri per il calcolo della Tcg. In merito, inoltre, alle modalità di versamento della Tcg, resta fermo il tradizionale metodo di versamento su conto corrente postale.

Riepilogando, la gestione dei libri sociali può avvenire sia in formato cartaceo che digitale, ma deve comunque seguire determinati obblighi, come la numerazione e la bollatura, oltre a rispettare le imposte previste dalla legge. L’uso delle tecnologie informatiche non solleva le imprese dall’obbligo di seguire queste regole, ma implica l’adozione di procedure specifiche per calcolare le imposte dovute.