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Lo scorso settembre è stata pubblicata l’edizione 2024-2025 di Territorio Italia, la rivista tecnico-scientifica dell’Agenzia delle entrate che approfondisce temi del catasto, della cartografia, della pubblicità immobiliare e della valutazione degli immobili.

In questi ultimi giorni dell’anno proponiamo ai lettori e alle lettrici un approfondimento su ciascun contributo contenuto nel volume.

Il primo articolo che ripercorriamo è “L’evoluzione digitale dei Registri di Pubblicità Immobiliare”, a firma di Carla Peruzzi, Antonietta Costanzo e Rosario Pirone, funzionari del Settore Servizi di pubblicità immobiliare della Dc Servizi catastali, cartografici e di pubblicità immobiliare.

Chi si affaccia oggi in uno degli Uffici dei Servizi di pubblicità immobiliare dell’Agenzia delle entrate si trova davanti una situazione ben diversa rispetto a qualche decennio fa: pochi utenti presenti, per lo più in “sala ispezioni”, e dipendenti che operano quasi esclusivamente in modalità digitale. E nell’ufficio regna il silenzio.

Sembra passata una vita da quando, invece, quell’ufficio era frequentato da una quantità di notai, dai loro collaboratori, da avvocati, visuristi. Il cigolio delle ruote dei carrelli di ferro che trasportavano i volumi dagli scaffali dell’archivio al bancone delle ispezioni, per essere consultati e tornare, dopo, rigorosamente al loro posto, faceva da sottofondo al gran vociare dei presenti. Le Conservatorie non erano decisamente ambienti silenziosi, insomma.

La situazione era un po’ più tranquilla solo nel reparto “Accettazione atti”, dove i funzionari preposti eseguivano l’esame giuridico delle decine, centinaia di atti cartacei presentati ogni giorno dai professionisti, alla presenza degli stessi.

E quando le porte si chiudevano al pubblico, iniziava la repertoriazione degli atti ricevuti nella mattinata, operazione che ai tempi di cui parliamo avveniva manualmente, riportando in appositi libri (i repertori, appunto) i dati salienti di ciascun atto che era stato acquisito; dati fondamentali per le ispezioni ipotecarie.

Questo, sinteticamente, il sistema di acquisizione, conservazione e consultazione degli atti immobiliari, come avveniva fino a circa quarant’anni fa, in linea con la disciplina del Codice civile del 1942 e delle leggi speciali emanate in materia. Fino a quando la legge n. 52/1985, unitamente a una serie di norme successive di rango secondario, ha segnato una svolta epocale nei processi dei servizi ipotecari con l’introduzione di disposizioni sulla meccanizzazione delle conservatorie.

L’articolo lo fa intendere chiaramente: l’evoluzione tecnologica non ha modificato i rigorosi principi e la funzione svolta dalla pubblicità immobiliare: sono solo le modalità, gli strumenti con cui le singole attività vengono oggi eseguite che sono cambiati. Per gli utenti e per gli operatori degli Uffici.

Ed è vero che, quando è entrata in vigore, la legge n. 52/1985 sembrava parlare di fantascienza: leggere “I servizi delle conservatorie dei registri immobiliari sono meccanizzati mediante l’uso di elaboratori elettronici” proiettava in una dimensione futuristica, in quel primo scorcio degli anni ’80 del secolo scorso in cui tutto il lavoro veniva ancora eseguito su carta, manualmente, e l’informatica, internet, erano termini quasi sconosciuti ai più.

Eppure, passo dopo passo, decreto interministeriale dopo decreto interministeriale, il progetto di rendere più moderni e veloci i servizi di pubblicità immobiliare si è realizzato, anche se il continuo sviluppo della tecnologia non consente di mettere mai la parola “fine” al progresso.

È molto interessante, leggendo l’articolo, seguire i tanti e complessi passaggi che hanno segnato questa evoluzione radicale, che ha portato enormi benefici non solo all’Amministrazione, semplificandone molto il lavoro, ma soprattutto agli utenti delle Conservatorie, i quali oggi possono aggiornare ed acquisire le informazioni in tempo reale, e senza necessità di recarsi fisicamente presso l’Ufficio (a meno che le note da esaminare non siano antecedenti il 1970. Ma si prevede che anche quelle, andando a ritroso fino al 1957, vengano digitalizzate).

La rivoluzione introdotta dalla legge n. 52/1985 non ha riguardato solo le attività di consultazione degli atti ipotecari, ma soprattutto il sistema di acquisizione e di archiviazione degli stessi nei registri immobiliari, coinvolgendo progressivamente per prima l’utenza più ampia delle Conservatorie, ovvero i notai. Il Modello unico informatico, che consente di adempiere direttamente dallo studio del professionista alla registrazione, alla trascrizione/iscrizione/annotazione e Voltura catastale, e perfino al pagamento dei tributi (in autoliquidazione), tutto in modalità telematica, è stato adottato inizialmente solo per la trascrizione delle compravendite, in regime facoltativo e solo per alcune aree geografiche.

Col tempo, la facoltà di utilizzo del Modello Unico è diventata un obbligo, per tutti gli atti rogati dal notaio su tutto il territorio nazionale e il sistema è stato esteso ad ulteriori categorie di utenti.

Oggi, la stragrande maggioranza delle formalità ipotecarie viene presentata per via telematica.

E le ispezioni possono essere richieste da chiunque, dal proprio computer di casa, potendo consultare addirittura su tutto il territorio nazionale i documenti “nativi digitali” nonché tutti quelli precedenti che, seppur cartacei, grazie ad una serie di progetti sono stati acquisiti otticamente a sistema.   

Occorre recarsi presso l’Ufficio dei Servizi di pubblicità immobiliare dell’Agenzia delle entrate competente per territorio solo per visionare gli atti cartacei che non siano stati acquisiti otticamente.

Un ulteriore passo è stato fatto con l’introduzione del servizio di ispezione ipotecaria dei registri cartacei in modalità telematica. Partendo dall’esame dei repertori acquisiti otticamente, è possibile richiedere i documenti cartacei utilizzando la piattaforma Sister; le note così richieste vengono scansionate “on demand” e inviate all’utente, ma vengono anche inserite nel data base, per poter essere eventualmente consultate, successivamente, online. E ciò vale non solo per le note non digitalizzate, ma anche per i titoli cartacei, che in questo modo entrano a far parte del patrimonio cartaceo digitalizzato, consultabile da chiunque, aggiungendosi alle note cartacee acquisite otticamente nel tempo andando a ritroso fino al 1970, e ai più recenti documenti nativi digitali.

Occorre evidenziare che i vantaggi addotti dalle procedure telematiche non sono soltanto pratici: il sistema informativo costituisce infatti una garanzia ulteriore, dopo l’attività dell’uomo, per il rispetto delle regole, in un settore in cui il massimo rigore nei processi è fondamentale per la tutela di diritti dei cittadini così importanti, come quelli reali sui beni immobili, a cui – non a caso – il legislatore ha dedicato parte del Libro sesto del Codice civile.

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