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Accesso ai documenti dell’Agenzia: tracciate le tre strade percorribili

Con il provvedimento del 4 agosto 2020, siglato dal direttore dell’Agenzia delle entrate Ernesto Maria Ruffini, sono delineati i criteri e le modalità per l’esercizio, presso l’Amministrazione, dei tre tipi di accesso – documentale, civico semplice e civico generalizzato – e definiti la procedura da seguire, i soggetti legittimati a presentare la richiesta e i casi di esclusione o diniego.
Il documento, innanzitutto, specifica che l’accesso si esercita rispetto a dati e documenti formati o detenuti dall’Agenzia al momento della richiesta e l’amministrazione non è tenuta a elaborare dati in proprio possesso per soddisfare le richieste di accesso.
Per agevolare l’esercizio dei diritti di accesso, l’Agenzia rende disponibili sul proprio sito internet, nella sezione “Modelli”, i format utilizzabili per la presentazione delle relative richieste.

Accesso documentale
Con tale modalità si fa riferimento al diritto di accedere ai documenti amministrativi detenuti dagli uffici dell’Agenzia, in linea con quanto previsto dalla legge n. 241/1990 e dal Dpr n. 184/2006.
Possono presentare richiesta di accesso i privati, compresi quelli portatori di interessi pubblici o diffusi, che abbiano un interesse diretto, concreto ed attuale, corrispondente ad una situazione giuridicamente rilevante e collegata al documento al quale è chiesto l’accesso. Inoltre, l’accesso è consentito alle pubbliche amministrazioni e ai soggetti pubblici interessati all’acquisizione di documenti amministrativi necessari allo svolgimento delle funzioni istituzionali ad essi attribuite.
Il provvedimento odierno traccia nel dettaglio le modalità e i criteri per presentare la domanda, precisando che il diritto di accesso documentale viene esercitato mediante esame ed estrazione di copia dei documenti amministrativi, alla presenza del responsabile del procedimento di accesso o di persona dallo stesso incaricata, i quali provvedono a rendere non intellegibili i dati personali non pertinenti e non indispensabili alle specifiche finalità di accesso agli atti, nel rispetto della normativa in materia di trattamento dei dati personali.
Il diritto di accesso è esercitabile sino a quando rimane in capo all’Agenzia l’obbligo di detenere i documenti amministrativi ai quali si richiede di accedere.
Sottratti all’accesso sono i documenti amministrativi, elencati dettagliatamente nel provvedimento, previsti dall’articolo 24 della legge n. 241/1990, quelli determinati in base all’articolo 8 del Dpr n. 352/1992, nonché quelli correlati alla tutela del segreto d’ufficio o alla salvaguardia delle informazioni aventi e natura confidenziale o riservata.

L’istanza di accesso documentale deve contenere la motivazione della richiesta e indicare i dati identificativi del richiedente, l’interesse diretto concreto e attuale, sotteso alla domanda, corrispondente ad una situazione giuridicamente tutelata e collegata al documento per il quale è chiesto l’accesso, gli estremi del documento oggetto della richiesta di accesso e/o gli elementi che ne consentono l’individuazione.
Inoltre, al momento della presentazione dell’istanza, il richiedente deve sempre indicare il canale di risposta prescelto, ossia posta elettronica o posta elettronica certificata, sede o sportello dell’amministrazione (deputati alla consegna dei documenti ed alla riscossione dei relativi diritti di riproduzione).
L’interessato può presentare all’Agenzia una richiesta in via
– informale, se, in base alla natura del documento richiesto, non risulti l’esistenza di controinteressati, e il diritto di accesso può essere esercitato mediante presentazione di domanda, anche verbale, all’ufficio competente a formare l’atto conclusivo del procedimento o a detenerlo stabilmente
– formale, attraverso l’apposito modello, reperibile presso gli uffici o sul sito internet dell’Agenzia, all’interno della sezione “Istanze – Accesso documentale” presente in ogni profilo contribuente (cittadini, imprese, professionisti, intermediari, enti e pA). La richiesta può essere presentata per via telematica, a mezzo posta, fax o a mano alla struttura dell’Agenzia che ha formato e detiene il documento. In caso di domanda irregolare o incompleta sarà cura dell’Agenzia, entro dieci giorni dalla relativa ricezione, avvisare l’interessato con mezzo idoneo a comprovarne il ricevimento e il termine del procedimento decorre dalla presentazione della richiesta corretta.

Accesso civico semplice
Consiste nel diritto di chiunque di richiedere documenti, informazioni e dati oggetto di pubblicazione obbligatoria ai sensi della normativa vigente, qualora la stessa non sia stata rinvenuta sul sito internet dell’Agenzia. Tale facoltà, disciplinata dall’articolo 5, comma 1, del Dlgs n. 33/2013, può essere esercitata attraverso una richiesta, gratuita, che non necessita di motivazione e  deve consentire l’individuazione dei dati, delle informazioni o dei documenti richiesti.
L’istanza può essere redatta utilizzando l’apposito modello presente nella sezione “Amministrazione trasparente – Altri contenuti – Accesso civico – Accesso civico semplice” del sito internet dell’Agenzia e inoltrata all’indirizzo di posta elettronica: entrate.accesso.civico@agenziaentrate.it, o presentata anche a mezzo posta, fax o a mano agli indirizzi indicati dall’Agenzia nella citata sezione.
Le richieste sono trattate dal responsabile della prevenzione della corruzione e della trasparenza (Rpct), il cui nominativo è pubblicato nella predetta sezione del sito internet dell’Agenzia.
Entro trenta giorni dalla richiesta il Rpct da’ indicazione alla struttura competente di pubblicare sul sito internet i documenti, le informazioni e i dati richiesti e comunica al richiedente l’avvenuta pubblicazione e, nel caso in cui tali documenti o informazioni siano già pubblicati, ne indica il collegamento ipertestuale.

Accesso civico generalizzato
Il diritto, normato dal comma 2 dell’articolo 5 del Dlgs n. 33/2013, è riconosciuto allo scopo di favorire forme diffuse di controllo sul perseguimento delle funzioni istituzionali e sull’utilizzo delle risorse pubbliche e di promuovere la partecipazione al dibattito pubblico. In particolare, tale istituto attribuisce a chiunque, indipendentemente dalla cittadinanza o dalla residenza nel territorio dello Stato, il diritto di accedere ai dati e ai documenti detenuti dall’Agenzia, nel rispetto dei limiti relativi alla tutela di interessi pubblici e privati giuridicamente rilevanti (articolo 5-bis, commi 1, 2 e 3, del Dlgs n. 33/2013).
La richiesta va presentata per via telematica o a mezzo posta, fax o a mano all’ufficio che detiene i dati o i documenti o alla direzione regionale nel cui ambito territoriale ha sede l’ufficio. Gli indirizzi per la trasmissione telematica sono indicati sul sito internet dell’Agenzia, alla pagina “Altri contenuti – Accesso Civico – Accesso civico generalizzato” della sezione “Amministrazione Trasparente”.
Inoltre, precisa il provvedimento, la richiesta, che può essere formulata utilizzando l’apposito modello, reperibile presso gli uffici o sul predetto sito dell’Agenzia, deve essere specifica e consentire l’individuazione del dato o del documento di cui è richiesto l’accesso, nonché le generalità del richiedente con i relativi recapiti e non necessita di motivazione. Nel caso in cui la richiesta sia formulata in termini generici o meramente esplorativi, la struttura competente invita, per iscritto, il richiedente a precisare l’oggetto della richiesta, a indicare gli elementi che consentano di individuare o di circoscrivere i dati e i documenti di interesse, con riferimento alla loro natura e al loro oggetto. In caso di richiesta non firmata o proveniente da soggetto la cui identità è incerta, la struttura competente comunica al richiedente la necessità di identificarsi.
Il procedimento deve concludersi entro trenta giorni dalla presentazione dalla richiesta, con l’adozione di un provvedimento espresso e motivato, che deve essere comunicato al richiedente e agli eventuali soggetti controinteressati.

Tutte le richieste di accesso civico pervenute all’Agenzia sono inserite nel registro degli accessi civici, soggetto ad aggiornamento trimestrale, consultabile alla pagina “Altri contenuti – Accesso civico” della sezione “Amministrazione Trasparente”.