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Da quest’anno è divenuto obbligatorio per gli esercenti collegare gli strumenti con cui memorizzano i corrispettivi (registratori telematici e procedura “Documento Commerciale online”) ai dispositivi con cui accettano i pagamenti elettronici (Pos fisici e virtuali). Il collegamento avviene tramite una comunicazione all’Agenzia delle entrate da effettuare online tramite un’apposita funzionalità. Per supportare gli operatori, l’Agenzia delle entrate ha pubblicato una guida operativa che illustra, anche tramite esempi concreti, come fare il collegamento. La guida, inoltre, delinea il perimetro dell’adempimento e la tempistica, specificando quali attività che sono escluse dall’obbligo e chi è tenuto invece a effettuarlo nel caso di attività “miste”.

Insieme alla guida, sul sito dell’Agenzia, nell’apposita pagina dedicata al Collegamento Pos-Rt, sono disponibili i suggerimenti pratici nei casi di più punti vendita, il manuale operativo per il collegamento Pos-Rt e le faq, con le risposte alle domande più frequenti.

In che cosa consiste il collegamento
Per accettare pagamenti tracciabili, gli esercenti stipulano un contratto di convenzionamento con uno o più operatori finanziari che gestiscono le transazioni (Acquirer). Il contratto consente l’utilizzo di Pos fisici, come i terminali tradizionali o i SoftPos installati su smartphone e tablet, oppure di Pos virtuali, che permettono di autorizzare pagamenti online in sicurezza.

Al momento dell’emissione del documento commerciale, il negoziante deve indicare e registrare la modalità di pagamento utilizzata dal cliente (contanti, pagamento elettronico, ticket ecc). La guida spiega che sia che si utilizzi un registratore telematico sia che si utilizzi la procedura web “Documento Commerciale on line”, l’indicazione e registrazione della modalità di pagamento del corrispettivo è effettuata mediante le funzioni già in uso, pertanto, non occorre alcun aggiornamento né un collegamento fisico al Pos. Il collegamento richiesto, infatti, non è materiale, ma esclusivamente informatico: si tratta di una comunicazione che va effettuata una sola volta (salvo variazioni successive) tramite il portale “Fatture e Corrispettivi”.

Le indicazioni per chi usa il registratore telematico e per chi usa la procedura web
Gli esercenti che utilizzano il registratore telematico, e quelli che in futuro adotteranno una soluzione software, devono associare la matricola del registratore telematico all’identificativo univoco del Pos tramite la funzione “Gestione collegamenti”. Gli esercenti che si avvalgono di server RT ai quali sono collegati più punti cassa, devono abbinare i POS utilizzati nei punti cassa alle matricole dei soli server RT.

Per chi utilizza la procedura web “Documento Commerciale online”, invece, il collegamento con i Pos va fatto direttamente nella procedura stessa.

La guida fornisce a proposito tutti i dettagli, specificando, tra l’altro, che il collegamento può essere multiplo, ossia un singolo Pos (fisico o virtuale) può essere collegato a più Rt o, viceversa, più Pos possono essere collegati a un singolo Rt.

I soggetti esclusi e i casi “misti”
Non sono interessati dall’obbligo di collegamento i corrispettivi certificati tramite distributori automatici (vending machine), la vendita di carburante, la ricarica di veicoli elettrici e tutte le operazioni esonerate dalla memorizzazione e trasmissione dei corrispettivi, anche se pagate elettronicamente. Tuttavia, se lo stesso Pos viene utilizzato sia per operazioni certificate sia per operazioni esonerate, il collegamento resta obbligatorio. Se un Pos è invece dedicato esclusivamente a operazioni esonerate, può essere dichiarato come tale e non va collegato, ma non potrà essere utilizzato neppure occasionalmente per operazioni certificate. Se l’esercente sceglie volontariamente di emettere documento commerciale anche per operazioni esonerate, i Pos utilizzati devono essere collegati. L’obbligo non sussiste quando tutti i corrispettivi sono certificati esclusivamente tramite fattura.

La tempistica
La prima comunicazione dei collegamenti dovrà essere effettuata dai primi giorni di marzo 2026, riferita ai Pos attivi nel gennaio 2026. Successivamente, i collegamenti andranno aggiornati solo in caso di nuove attivazioni, variazioni o dismissioni. Per i Pos attivati dopo gennaio 2026, il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo all’attivazione, con gli stessi termini anche per eventuali modifiche.

La disponibilità delle funzionalità per la registrazione dei dati di collegamento verrà comunicata con un apposito avviso pubblicato sul sito internet dell’Agenzia delle entrate.

Un volta attiva la procedura web, gli esercenti (o i soggetti delegati) avranno 45 giorni di tempo per effettuare la comunicazione del collegamento tra gli Rt e/o la procedura web “Documento Commerciale on line” e i Pos utilizzati nel mese di gennaio 2026.

Relativamente ai Pos attivati da febbraio in poi, il collegamento dovrà essere registrato tra il sesto e l’ultimo giorno del secondo mese successivo a quello di attivazione dei Pos. Gli stessi termini sono validi anche nel caso in cui sia intervenuta una variazione rispetto ai dati già registrati. Quindi, ad esempio, i collegamenti tra Pos e Rt relativi al mese di aprile 2026 dovranno essere registrati, se modificati, tra il 6 giugno e il 30 giugno 2026.