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Pubblici registri immobiliari, tutela dei dati personali

In una circolare delle Entrate le prime indicazioni operative applicabili al sistema della pubblicità immobiliare a tutela dei diritti in materia di protezione dei dati personali. Come è noto, per l’esecuzione di una formalità nei registri immobiliari (trascrizione, iscrizione, annotazione) è necessario presentare al conservatore il titolo con l’evento giuridico da pubblicare e la relativa nota in cui devono essere indicati gli elementi espressamente previsti dal legislatore. Il documento di prassi si sofferma, in particolare, su tale nota, al fine di individuare se i dati in essa contenuti possano generare eventuali problematiche sotto il profilo del trattamento dei dati personali. Basti pensare alle informazioni relative alle condanne penali o all’etnia di appartenenza o ancora all’orientamento religioso o sessuale.

I chiarimenti sulla gestione di tali criticità, alla luce dei recenti principi in materia di trattamento dei dati personali, sono contenuti nella circolare n. 1/E del 29 gennaio 2024.
L’attenzione è focalizzata in particolare sul corretto utilizzo della Sezione D nelle note di trascrizione e di iscrizione e nelle domande di annotazione.
L’esigenza di fornire tali indicazioni, chiarisce in primo luogo l’Agenzia, nasce dal fatto che nella pubblicità immobiliare il titolo, originale o in copia conforme e liberamente consultabile, potrebbe contenere informazioni ulteriori rispetto a quelle strettamente necessarie. Parimenti, anche la nota (o domanda, nel caso delle annotazioni) può riportare elementi non necessari alla pubblicità immobiliare e liberamente accessibili.
La necessità di tutelare i profili di privacy è diventata sempre più rilevante a seguito del libero accesso alle informazioni dei registri immobiliari dovuto alla progressiva digitalizzazione del sistema.
Fatte queste premesse, l’Agenzia ricorda che attualmente le note sono composte da quattro sezioni:

• sezione A, con i dati del titolo per eseguire la formalità (identificativi dell’atto, autorità  emanante…)
• sezione B, con i dati catastali degli immobili
• sezione C, con gli identificativi dei soggetti
• sezione D, relativa a eventuali “altre informazioni, non codificabili nelle precedenti sezioni, ritenute ugualmente necessarie per una compiuta pubblicità immobiliare nonché le informazioni previste ai fini dell’esecuzione della voltura catastale automatica”.

Mentre le prime tre sezioni richiedono dei dati sostanzialmente obbligati, la quarta sezione, la D, è quella più a rischio in quanto prevede un campo libero per inserire tutte le altre informazioni ritenute necessarie e rimesse quindi alla volontà del richiedente.
L’Agenzia a tal proposito richiama i principi di “autosufficienza” e “autoresponsabilità” della nota elaborati dalla giurisprudenza di legittimità (Cassazione, ordinanza n. 376/2021). La Suprema corte, in sintesi, ha stabilito che la nota deve riprodurre fedelmente il contenuto del titolo cui si riferisce. Inoltre, chi chiede la trascrizione di un atto, redigendo la nota in un certo modo e con un determinato contenuto, se ne assume la completa responsabilità verso i terzi.

Per quanto di interesse l’Agenzia ricorda che l’articolo 2674 codice civile individua i casi nei quali il conservatore può rifiutare di ricevere le note e i titoli e quelli in cui non può riceverli. Il conservatore, però, non può opporsi all’inserimento dei dati, potendo solo profilare dei dubbi sulla legittimità sulla trascrivibilità di un atto o dell’iscrizione di ipoteca. Tanto meno può oscurare i dati inseriti o modificarli, considerato l’espresso divieto previsto dall’articolo 17, legge n. 52/1985.
L’Agenzia, quindi, chiarisce in primo luogo che il conservatore non è responsabile di quanto viene contenuto nella nota.
Precisa, inoltre, che spetta ai notai, agli avvocati e a tutti i soggetti che predispongono le richieste di formalità, utilizzare propriamente la sezione D del modello di nota, indicando le sole informazioni specificamente previste o necessarie ai fini di una compiuta pubblicità.
Tali figure, in sostanza, dovranno avere cura che non ci sia un uso improprio della sezione D con informazioni eccedenti rispetto alle finalità del trattamento, come nel caso dei dati personali eventualmente presenti nell’atto ma non utili alla pubblicità stessa.