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Ispezione ipotecaria a distanza anche sui documenti cartacei

È in sperimentazione, in 18 Servizi di pubblicità immobiliare, una nuova funzionalità per la richiesta e il rilascio, per via telematica, delle immagini dei repertori delle trascrizioni, delle note non digitalizzate e dei titoli conservati in formato analogico, disponibili on demand per gli utenti di Sister.

Il progetto per la digitalizzazione dei documenti di pubblicità immobiliare ha permesso, nel corso degli anni, di inserire nelle banche dati dei Servizi di pubblicità immobiliare ben 108 milioni di immagini di note di trascrizione – a decorrere dal 1° gennaio 1970 –  e repertori delle trascrizioni – a far data dal 24 luglio 1957. Gli operatori degli uffici hanno già provveduto all’indicizzazione di 75 milioni delle immagini presenti, consistente nell’inserimento dei dati dei soggetti allo scopo di associarli informaticamente a ogni immagine.
Tuttavia, le ricerche che vengono svolte dagli utenti, in particolare notai e società di visure, si spingono spesso ben oltre il periodo meccanizzato e recuperato e per ispezionare note precedenti al 1970 o titoli cartacei è indispensabile recarsi presso i Servizi di pubblicità immobiliare che li custodiscono fisicamente.
 
Fra i compiti primari del conservatore, o meglio obblighi, vi è, infatti, quello di permettere a tutti coloro che ne fanno richiesta l’ispezione dei registri immobiliari, in conformità a quanto stabilito dall’articolo 2673 cc e chiunque, attraverso la consultazione dei registri immobiliari, può avere la conoscenza dell’appartenenza dei beni e dell’eventuale esistenza di gravami di natura reale sugli stessi.
Occorreva, quindi, escogitare una modalità di ispezione che potesse soddisfare l’utenza, favorendo l’accesso a documenti risalenti ma tutt’ora largamente consultati e a quelli che, benché attuali, sono disponibili esclusivamente in formato analogico.  Il tutto senza affollare gli uffici, fornendo l’ulteriore vantaggio, non marginale, di contenere gli accessi, cosa che specialmente nel periodo emergenziale, si è rivelata essenziale.

Nel corso del 2021, pertanto, è stata realizzata una nuova funzionalità che consente l’erogazione, in modalità telematica, del servizio di ispezione ipotecaria sui documenti cartacei: note di trascrizione e iscrizione non presenti in banca dati, domande di annotazione e titoli non telematici.
Il servizio è rivolto agli utenti convenzionati ai servizi telematici di Sister, registrati al portale e abilitati ai servizi di consultazione delle banche dati ipotecaria e catastale dell’Agenzia, che possono richiedere telematicamente di visionare le note non acquisite otticamente e i titoli non telematici, documentazione, come si è detto, altrimenti consultabile solo presso i Servizi di pubblicità immobiliare territorialmente competenti.

Gli operatori prelevano il documento richiesto dall’archivio, lo acquisiscono otticamente e lo trasmettono al richiedente. Le note rimangono memorizzate nella banca dati storica e ispezionabili online da tutti gli utenti, i titoli sono archiviati e disponibili per altre richieste.

In seguito all’esito positivo della sperimentazione svolta presso l’ufficio provinciale – Territorio di Palermo il servizio è stato esteso, nello scorso mese di febbraio, agli uffici di Bologna, Cagliari, Firenze, Napoli (Spi di Napoli 1 e 2), Salerno e Vicenza (Spi di Vicenza, Bassano del Grappa e Schio).
Relativamente al gradimento, significativi i risultati raggiunti dai Servizi di pubblicità immobiliare di Napoli 2, Cagliari e Bologna con rapporti percentuali tra le richieste telematiche rispetto a quelle allo sportello che superano nel mese di giugno, rispettivamente, il 97%, il 92% e il 66 per cento.

Ma non finisce qui. Allo scopo di completare il servizio telematico per la fornitura di documenti cartacei, lo scorso 11 luglio è stata rilasciata, sempre a titolo sperimentale, una ulteriore funzionalità che rende disponibili a distanza anche le immagini dei repertori delle trascrizioni.
La ricerca sui repertori, strumento di puntamento alle note, è spesso propedeutica e quindi funzionale all’aggiornamento dei registri immobiliari.
Nei repertori, infatti, le formalità ipotecarie sono riportate, nel conto individuale di ciascun soggetto, con l’indicazione degli estremi della loro pubblicazione (numeri di registro generale, particolare e data).
È quindi agevole, mediante la visualizzazione dell’immagine del repertorio, individuare le note di trascrizione, anche precedenti al periodo recuperato, che potranno essere richieste e visualizzate mediante il servizio telematico. Il periodo ispezionabile a distanza va così a coprire un arco temporale di 65 anni.
Il servizio di ispezione con modalità telematiche per tutte le tipologie di documenti (note, titoli e repertori) è stato esteso dal 26 luglio a ulteriori 8 uffici: Roma 1, Roma 2, Civitavecchia, Velletri, Brescia, Breno, Salò e Oristano.